売掛金が回収できない時の内容証明の文例・書き方
取引先が売掛金や商品代金を払ってくれないときは、内容証明で請求する方法があります。この記事では、書く前の準備から、e内容証明での送り方、送ったあとの流れまでを順に説明します。
取引先が商品代金や売掛金を払ってくれないときは、まず状況を整理します。いつ、何を、いくらで売ったのか。支払期日はいつだったのか。一部だけ入金されていないか。これらを紙に書き出しておくと、書面を作るときに迷いません。
電話やメールで催促しても動かないときは、書面で請求する方法があります。内容証明は、いつ、誰が、誰に、どんな内容の文書を出したかを日本郵便が証明する制度です。ただし、文書の内容が正しいことや、相手に支払いを強制する力を証明するものではありません。
書く前に、請求の根拠になる資料を集めます。契約書、見積書、注文書、納品書、請求書、メールのやり取り、入金の記録などです。相手の正式な会社名、代表者名、住所も、請求書や登記の情報で確認しておきましょう。金額や日付は資料と合わせて書きます。
e内容証明は、インターネットで差し出せる日本郵便のサービスです。24時間受付です（メンテナンス時を除きます）。利用登録をして、Word（A4縦）の文書をアップロードし、郵便料金をクレジットカードで払います。1通5枚までで、差出人の控え（謄本）も残ります。
料金は、受取人1名でA4が1枚の場合、合計1,295円です。2枚目以降は1枚ごとに366円が加わります。相手に届いた日を証明する配達証明は350円、速達は300円が加算されます。必要なオプションは、請求の内容や急ぎ具合を見て選びます。
送ったあとは、配達の記録と控え（謄本）を保管します。支払期限までに入金がなければ、口座で入金の有無を確認し、次の手段を考えます。内容証明だけで回収できるとは限りません。裁判所を使う手続きなど、書面のあとに取れる方法もあります。相手から連絡が来たら、日時と内容を記録しましょう。
記入例
日本郵便のe内容証明の書式（A4・余白・1行の文字数）どおりに組んだ例です。人名・住所・口座・金額は架空のものです。
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e内容証明の規定（余白・文字・枚数）に合わせた文書ができあがり、自宅から24時間差し出せます。文面づくりとプレビューは無料。
よくある質問
- Q. 内容証明を送れば、売掛金は回収できますか？
- 内容証明は、出した文書の内容と日付を日本郵便が証明する制度で、相手に支払いを強制する力はありません。支払いを考えてもらうきっかけになることはありますが、回収できるかどうかは相手や状況によります。
- Q. 内容証明の前に、電話やメールで催促する必要はありますか？
- 決まりはありません。ただ、これまでの催促のやり取りは、日付と内容を記録しておくと書面に書くときに役立ちます。支払期限をはっきり示したいときに、書面で請求する人が多いです。
- Q. 請求の書面には何を書けばよいですか？
- 差出人と相手の名前・住所、いつ・何の代金か、請求する金額、本来の支払期日、新しい支払期限、振込先を書きます。事実を短く、順番に書くと伝わりやすくなります。
- Q. e内容証明で出すと、料金はいくらかかりますか？
- 受取人1名でA4が1枚の場合、合計1,295円です。2枚目以降は1枚ごとに366円が加わり、配達証明は350円、速達は300円が加算されます。支払いはクレジットカードです。
- Q. 郵便局の窓口で出す場合と何が違いますか？
- 窓口では、同じ文書を3通（相手用・差出人用・郵便局保管用）用意します。字数と行数の決まりもあり、内容証明を扱う郵便局は一部です。e内容証明はWordファイルで、24時間受付です（メンテナンス時を除きます）。
- Q. 配達証明はつけたほうがよいですか？
- 配達証明は、相手に届いた日を郵便局が証明するオプションです。支払期限を数える始まりの日を記録に残したいときに役立ちます。350円が加算されるので、必要かどうかは自分で判断してください。
- Q. 支払期限までに払ってもらえないときはどうなりますか？
- まず口座で入金の有無を確認し、相手からの連絡があれば記録します。そのうえで、裁判所を使う手続きなど、次に取れる方法を調べて選びます。内容証明の控えと配達の記録は、その際の資料になります。
- Q. サシダスでは何ができますか？
- サシダスは、株式会社HADOが運営する民間サービスです。用途を選んで質問に答えると、e内容証明の規定に沿ったWord文書ができます。書式は弁護士監修で、利用料は1通2,980円（税込）、郵便料金は別に日本郵便へ支払います。規定エラーなどで差し出せなければ、利用料を全額返金します（条件あり）。日本郵便とは提携していません。