内容証明の書き方｜初めてでも迷わない構成と文字数のルール

内容証明は、決まった順番で、必要なことを短くまとめれば形になります。基本の並びは「表題・本文・日付・差出人・受取人」です。窓口で出す場合は、1行の字数と1枚の行数に決まりがあるので、先に確認しておくと書き直しが減ります。

この記事では、初めて自分で書く人に向けて、各部分の書き方と文字数の決まりを順番に説明します。

内容証明は何を証明してくれる制度ですか？

書き方を考える前に、内容証明の役割を知っておきましょう。ここを誤解すると、文面の方向がずれてしまいます。

内容証明は、「いつ・誰が・誰に・どんな内容の文書を出したか」を日本郵便が証明する制度です。

逆に言うと、次のことを証明するものではありません。

• 文書に書いた内容が正しいこと
• 相手に支払いなどを強制できること

つまり、内容証明は「この日に、この内容を相手に伝えました」という記録を残すための手段です。文面は、気持ちをぶつけるものではありません。事実と、相手にしてほしいことを、落ち着いて書くものと考えると書きやすくなります。

内容証明の基本の構成はどうなっていますか？

内容証明には、法律で決まった細かい様式があるわけではありません。ただし、一般的に次の並びで書く人が多いです。

表題は付けない人もいますが、あると相手も自分も内容をつかみやすくなります。

表題・本文・日付・差出人・受取人は、それぞれどう書けばいいですか？

表題の書き方

文書の目的が一目で分かる言葉にします。長くしすぎないことがコツです。

• 「通知書」
• 「催告書」
• 「解約通知書」
• 「請求書」

などが使われます。内容に合う言葉を選びましょう。強い言葉や相手を責める言葉は避け、落ち着いた表現にします。

本文の書き方

本文は、次の順番で組み立てると整理しやすくなります。

1. 誰に何の件で出す文書かを書く（例：「令和○年○月○日に締結した○○契約について通知します」）
2. 事実の経過を書く（いつ、何があったかを日付順に）
3. 相手にしてほしいことを書く（例：「未払いの○○円を支払ってください」）
4. 期限を書く（例：「令和○年○月○日までにお願いします」）
5. 対応がなかった場合に自分が考えていること（書く場合は、実際にそうするつもりのことだけにします）

書くときのポイントは次のとおりです。

• 事実と、自分の意見や感想を分けて書く
• 日付、金額、契約名など、確認できることを具体的に書く
• 一文を短くし、「です・ます」か「だ・である」のどちらかにそろえる
• 感情的な言葉、相手を傷つける言葉は使わない
• 1通の文書で伝えるお願いは、できるだけ絞る

本文が長くなるほど、文字数の制限の中に収めにくくなります。伝えたいことの中心を決めて、不要な説明は思い切って削りましょう。

日付の書き方

文書を作成した日を書きます。本文のあとに、1行あけて書くのが一般的です。和暦でも西暦でもかまいませんが、文書の中ではどちらかにそろえましょう。

実際に郵便局へ出す日、またはe内容証明で差し出す日と、大きくずれないようにしておくと分かりやすいです。

差出人の書き方

自分の住所と氏名を書きます。住民票や契約書に書かれている表記と合わせるのが安心です。

• 番地や部屋番号を省略しない
• 会社として出す場合は、会社名と代表者名も書く
• 氏名の漢字や旧字体も、普段使っている正式なものにする

受取人の書き方

相手の住所と氏名を書きます。差出人の下に並べるのが一般的です。

• 契約書や請求書などで、相手の正式な名前を確認する
• 会社なら、会社名と代表者名まで書く
• 郵便が届く住所かどうかを確認する

相手の住所や名前が違うと、届かないおそれがあります。書く前に、手元の書類でよく見直しましょう。

書き方の見本（イメージ）

実際の文面は事案ごとに変わるため、次はあくまで形のイメージです。

通知書

私は、令和○年○月○日に、貴殿との間で○○契約を結びました。
しかし、令和○年○月○日を過ぎても、○○円の支払いがありません。
そこで、令和○年○月○日までに、下記の口座へお支払いください。
（口座の情報）

令和○年○月○日

（差出人）住所
　　　　　氏名

（受取人）住所
　　　　　氏名

文字数と行数の決まりはどうなっていますか？

内容証明には、1行の字数と1枚の行数に決まりがあります。窓口で出す場合は、この決まりに合わせて作る必要があります。

郵便局の窓口で出す場合

縦書きと横書きで、次のとおり決まっています。

横書きは、この三つのうちどれかに合わせます。途中で組み合わせを変えることはできません。

字数を数えるときのコツは次のとおりです。

• 句読点や括弧も、1字として数えるのが一般的です
• 行の途中で改行したら、その行は短くても1行と数えます
• 余白をつくって調整するより、最初から決めた枠に合わせて書くほうが楽です

複数枚になるときの綴じ方や、押印の位置などの細かい決まりは、郵便局で扱いが異なることもあります。事前に窓口で確認しておくと安心です。

窓口で出すときに用意するもの

同じ文書を3通用意します。

• 相手に送る分
• 差出人（自分）が手元に残す分
• 郵便局が保管する分

また、内容証明を扱っている郵便局は一部です。行く前に、近くの郵便局が対応しているかを確認しましょう。

e内容証明で出す場合は、書き方や決まりはどう変わりますか？

窓口に行かず、インターネットで差し出せるのが日本郵便の「e内容証明」です。

• 24時間受付（メンテナンス時を除く）
• 利用登録が必要
• 郵便料金はクレジットカードで払う
• 文書はWordファイル（A4縦）で用意する
• 1通5枚まで
• 差出人の控え（謄本）も残る

窓口のように3通を印刷して持っていく必要がないのが、大きな違いです。ただし、e内容証明にもWord文書の形式に関する規定があります。規定に合わないと差し出せないため、日本郵便の案内をよく読んで作りましょう。

e内容証明の料金のめやす

受取人が1名で、A4が1枚の場合の料金は次のとおりです。

2枚目以降は、1枚ごとに366円（文書6円＋内容証明料360円）が加わります。

オプションは次のとおりです。

• 配達証明：＋350円
• 速達：＋300円

配達証明は、相手に届いた日を郵便局が証明するオプションです。「いつ届いたか」を残したいときに役立ちます。

出す前に何を確認すればいいですか？

書き上がったら、次のチェックリストで見直しましょう。

• 表題から受取人まで、並びがそろっている
• 日付、金額、契約名などに書き間違いがない
• 相手にしてほしいことと期限が、はっきり書かれている
• 事実と感想が混ざっていない
• 差出人と受取人の住所・氏名が、書類と一致している
• 窓口なら字数・行数の決まりに合っている
• 窓口なら3通そろっている
• e内容証明ならWordのA4縦、1通5枚までに収まっている
• 配達証明や速達が必要か、決めている

声に出して読んでみると、読みにくい文や、言い過ぎている部分に気づきやすくなります。

書き方に不安があるときは、サシダスを使う方法もありますか？

自分で書くのが不安な人向けに、サシダスというサービスがあります。株式会社HADOが運営する民間サービスで、用途を選んで質問に答えると、日本郵便のe内容証明の規定どおりのWord文書ができます。書式は弁護士監修です。

• 利用料は1通2,980円（税込）です
• 郵便料金は別途、日本郵便へ支払います
• 規定エラーなどで差し出せなかった場合は、利用料を全額返金します（条件あり）
• 日本郵便とは提携していません

文面の形づくりを任せたい人は、選択肢のひとつとして検討してみてください。自分で書く場合も、この記事のチェックリストを使えば、大きな見落としは減らせます。