e内容証明の使い方｜登録から差し出しまでの流れと注意点

e内容証明は、利用登録をして、規定どおりのWord文書を用意し、画面の案内に沿って入力して、クレジットカードで払えば差し出せます。24時間受付なので（メンテナンス時を除く）、郵便局の窓口に行く時間がない人にも向いています。

つまずきやすいのは、文書の規定エラーと、料金の見込み違いです。この記事では、登録から差し出しまでの流れを順番に説明し、気をつけたい点もあわせて紹介します。

e内容証明とは？ 窓口で出す方法と何が違うの？

e内容証明は、日本郵便が行っている、インターネットで内容証明を差し出せるサービスです。

そもそも内容証明とは、「いつ・誰が・誰に・どんな内容の文書を出したか」を日本郵便が証明する制度です。ここで大切な点があります。内容証明は、文書に書いた内容が正しいことを証明するものではありません。相手に支払いなどを強制する力を持つものでもありません。「この文書を、この日に、この相手に出した」という事実の記録を残す仕組みです。

窓口で出す場合との違い

同じ内容証明でも、窓口で出す方法とe内容証明では、準備するものや出し方が変わります。

窓口で出す場合は、文字数や行数の決まりに合わせて、同じ文書を3通そろえる必要があります。縦書きは1行20字以内・1枚26行以内です。横書きは、1行20字26行以内、1行13字40行以内、1行26字20行以内のいずれかです。

e内容証明は、Wordファイルを1つ用意すれば出せます。紙を3通そろえる手間がありません。その代わり、利用登録とクレジットカードが必要です。

文書そのものの書き方や構成は、別の記事で説明しています。この記事では、サービスの使い方に絞って進めます。

利用登録から差し出しまでの流れはどうなっているの？

大まかな流れは次のとおりです。画面の表示や項目名は、変わることがあります。実際に使うときは、サービス上の案内を優先してください。

1. 利用登録をする
2. 差し出す文書をWordで作る
3. ログインして、文書のファイルをアップロードする
4. 受取人と差出人の情報を入力する
5. 配達証明や速達などのオプションを選ぶ
6. 料金と内容を確認する
7. クレジットカードで支払う
8. 差し出しが終わったら、謄本を保管する

1. 利用登録をする

e内容証明を使うには、利用登録が必要です。一般的に、氏名や連絡先などの情報を入力します。登録が済むと、ログインして文書を差し出せるようになります。

文書を出す直前に登録を始めると、あわてやすくなります。相手に出したい日が決まっているなら、早めに登録だけ済ませておくと安心です。

2. 差し出す文書をWordで作る

e内容証明で使える文書は、Wordファイルで、A4縦です。1通5枚までという決まりもあります。

ここで、日本郵便が決めた書式の規定に合っていないと、エラーになって差し出せないことがあります。文字数や行数などの決まりは、事前に公式の案内で確認しておきましょう。自分で作るときは、次の点に注意してください。

• 用紙の向きはA4縦にする
• 枚数は5枚以内におさめる
• 決められた書式の規定に合わせる
• 誤字や脱字がないか、声に出して読み返す
• 相手の氏名や住所が、書類や記録と合っているか確かめる

差し出したあとに、文書の内容を直すのは難しいと考えておきましょう。ファイルを送る前に、時間をおいてもう一度読み返すのがおすすめです。

3. ファイルをアップロードして、情報を入力する

ログインしたら、画面の案内に沿って文書のファイルをアップロードします。続けて、受取人と差出人の情報を入力します。

ここでは、住所や氏名の入力まちがいに気をつけてください。文書の中の宛名と、入力した宛先が食いちがっていないかも確認しましょう。

4. オプションを選び、内容を確認する

必要に応じて、配達証明や速達などを選びます。くわしくは後の見出しで説明します。選び終わると、料金が表示されます。文書の内容、宛先、枚数、オプションを、もう一度見直してください。

5. 支払って差し出す

郵便料金は、クレジットカードで支払います。支払いが済むと、文書が差し出されます。差出人の控えとして謄本が残るので、あとで見返せるように保管しておきましょう。

料金はいくらかかる？ どうやって払う？

e内容証明の料金は、枚数やオプションで変わります。受取人が1名で、文書がA4で1枚の場合の内訳は、次のとおりです。

文書が2枚目以降になると、1枚ごとに366円が加算されます。内訳は、文書が6円、内容証明料が360円です。たとえば、文書が2枚なら、1,295円に366円を足して1,661円になります。

さらに、オプションを選ぶと次の金額が加わります。

• 配達証明：350円
• 速達：300円

文書が2枚で配達証明をつけるなら、1,661円に350円を足して2,011円です。

料金は、受取人1名の場合の例です。実際の金額は、支払い前の画面で必ず確認してください。

つまずきやすいのはどんな点？

はじめて使う人が悩みやすい点を、まとめました。

規定エラーで差し出せない

最も多いつまずきは、文書の書式が規定に合わず、エラーになることです。Wordで作った文書は、見た目がきれいでも、規定に合っていない場合があります。たとえば、ページ設定や文字の並びが決まりと違うことがあります。エラーが出たら、表示された内容を確認して、文書を直してから、もう一度アップロードします。

枚数が5枚をこえてしまう

1通あたりの文書は、5枚までです。書きたいことが多いと、枚数がふくらみます。そんなときは、事実を時系列で整理し、伝えたい要点を絞ると、すっきりまとまります。細かい資料は、文書本文ではなく、別の方法で相手に示すことも考えられます。

宛先の情報を書きまちがえる

相手の住所や氏名を、まちがえて入力すると、相手に届かないおそれがあります。契約書や請求書など、手元にある記録と見比べて確認しましょう。会社が相手のときは、会社名の表記（「株式会社」の位置など）にも注意してください。

料金を安く見積もってしまう

1,295円という金額は、受取人1名で、A4の1枚の場合です。枚数が増えたり、配達証明や速達をつけたりすると、料金は上がります。出す前に、合計を計算しておくと、支払い画面で驚かずにすみます。

内容証明に力があると思いこむ

内容証明は、文書を出した事実を証明する制度です。書いた内容が正しいことは証明してくれません。支払いなどを相手に強制する効力もありません。「出せば相手が動く」と決めつけず、あくまで記録を残す手段だと理解しておくと、落ち着いて使えます。

謄本を保管し忘れる

差出人の控えとして、謄本が残ります。あとで「何を出したか」を確かめるときに使えるので、なくさないように保管しましょう。

配達証明や速達はつけたほうがいい？

配達証明とは

配達証明は、相手に届いた日を、郵便局が証明するオプションです。内容証明だけでは、「出した」ことの記録は残りますが、「届いた日」は分かりません。届いた日が大切になりそうな場合には、つけておくと役立つことがあります。

料金は、350円が加算されます。

速達とは

速達は、通常よりも早く届けるためのオプションで、300円が加算されます。期限が近いときなど、早く届けたい事情があるときに検討してください。

どう選ぶか

オプションは、目的に合わせて選びます。目安は次のとおりです。

• 届いた日を残しておきたい：配達証明を検討する
• 早く届けたい：速達を検討する
• 費用をおさえたい：必要なものだけに絞る

どれを選ぶかは、状況によって変わります。費用と目的を見比べて、自分で決めてください。

文書づくりが不安なときは、サシダスを使う方法もあります

e内容証明では、文書の規定エラーが、つまずきの大きな原因になります。そこで、文書づくりの手間を減らしたい人向けに、サシダスというサービスがあります。

サシダスは、株式会社HADOが運営する民間サービスです。用途を選んで、質問に答えていくと、日本郵便のe内容証明の規定どおりのWord文書ができます。書式は弁護士が監修しています。

利用料は1通2,980円（税込）です。郵便料金は別に、日本郵便へ支払います。規定エラーなどで差し出せなかった場合は、利用料を全額返金します（条件があります）。

なお、サシダスは日本郵便と提携していません。利用登録や差し出しの手続きは、この記事で説明した流れで、自分で進めます。

ここまでの内容を参考に、利用登録、文書の準備、料金の確認の順で進めてみてください。